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Cuáles son las partes de una carta

7 agosto, 2021
Cuáles son las partes de una carta

Puede que creas que las cartas no tienen el mismo peso que hace unos años, no obstante, y a pesar de la llegada de la tecnología, las cartas siguen siendo el medio más atinado muchas veces. De hecho, cuando la meta es hacer peticiones o presentaciones formales, es esencial saber cuáles son las partes de una carta y de qué forma desarrollar cada una de ellas.

Tanto si quieres escribir una carta en formato tradicional (esto es, en papel) como si quieres escribir una carta en formato digital, en el siguiente artículo de Sabioz compartimos contigo todo lo que deberías saber al respecto. Te explicamos qué géneros de cartas hay y cuáles son las partes de una carta para que puedas desarrollar tu mensaje apropiadamente. ¡Toma nota!

Tipos de cartas

Las cartas pueden dividirse en diferentes tipos y estilos, no obstante, prácticamente siempre y en todo momento se distinguen entre cartas formales y cartas informales:

Cartas formales

Las cartas formales son todas aquellas que son parte del campo empresarial, laboral o profesional, institucional, político, académico o administrativo, entre otros. La voz del expedidor es cordial y formal y acostumbra a realizarse cuando quiere realizarse una petición, un agradecimiento, una presentación, una recomendación, una reclamación, una renuncia o, simplemente, dar a conocer una información de interés en específico. Este género de cartas dejan una comunicación entre personas que, generalmente, no se conocen de forma personal, con lo que hay que sostener la distancia y un mucho cuidado en la redacción, que he de ser respetuosa, educada y cordial.

En los casos en los que la distancia entre el receptor y el expedidor es todavía mayor, conversamos de cartas muy formales, algo común en el momento en que nos dirigimos a personas de un alto cargo (el directivo de una corporación o el presidente del gobierno). Dentro de las cartas formales encontramos las cartas de pedidos, cartas de reclamos, cartas de renuncias, de despido, etc.

Cartas informales o coloquiales

Las cartas informales son aquellas que se dirigen a personas de confianza, familiares, amigos, parejas, etc. El lenguaje que se emplea en este género de cartas es sensiblemente más caluroso, afable y informal, pues el contexto es íntimo. En las cartas informales o coloquiales, el expedidor y el receptor mantienen nudos más estrechos, con lo que el término de carta, el lenguaje y su contenido es sensiblemente más abierto y variado.

Dentro de las cartas informales encontramos las de aniversario, las de duelo, agradecimiento, felicitaciones, etc.

Cartas informativas

Aunque hemos distinguido los géneros de cartas en formales y también informales, cabe resaltar también ciertas otras. Las cartas informativas, también conocidas como circulares, son avisos que se mandan con el mismo formato a diferentes personas. Este género de cartas son frecuentes tanto a nivel académico como a nivel institucional o empresarial, pues es una herramienta de publicidad eficaz para dar a conocer modificaciones, cambios o nuevos productos. Gracias a las cartas informativas se revelan datos esenciales para el conocimiento de los receptores.

Cartas comerciales

Es esencial mentar también las cartas comerciales, un medio relacionado con cualquier operación comercial o de negocios, así sea compra y venta, publicidad o bien otros movimientos internos de una compañía (petición de empleo, acuse de recibo, petición de crédito o cobro, etc.) El lenguaje de este género de cartas siempre y en todo momento es formal y cordial.

Cuáles son las partes de una carta - Tipos de cartas

Partes de una carta informal

La carta informal es aquella que se dirige a una persona conocida y con la como se tiene un vínculo próximo. La diferencia básica entre la carta informal y la formal es que en la primera no se requieren fórmulas de cortesía ni una estructura lógica del contenido, lo como sí ocurre en las cartas formales. En los documentos informales se indica la proximidad y la calidez entre transmisor y receptor, aunque, naturalmente, el contenido de la carta ha de estar bien redactado y revisado.

Si bien las cartas informales no siguen unas reglas como tal, es esencial añadir ciertas partes esenciales:

Fecha

Indicar la data en la que se escribe la carta ayuda al receptor a situarse, de manera especial si la carta se recupera años después y se relee.

Fórmula de saludo inicial

A través del saludo inicial se conocerá el grado de proximidad entre transmisor y receptor. En las cartas formales se puede empezar con un saludo afable, como un «Querido Pablo», o bien puedes dirigirte al receptor de igual forma que lo harías en una charla telefónica o física, como con un «¡Hola Pablo!» o un «¿Qué tal estás, María?». También puedes emplear un mote o bien otra palabra cariñosa que os defina.

Cuerpo de la carta

Después del saludo inicial debe desarrollarse el cuerpo de la carta, esto es, el mensaje en sí, que podrá ser tan extenso como decida el escritor. Recuerda emplear un lenguaje próximo y caluroso pero también cordial. En las cartas informales no hace falta proseguirse un orden establecido y se aconseja emplear un procedimiento más improvisado, igual que sucedería en una charla real.

Despedida

Con la despedida se cierra la carta, sea del tipo que sea, y por medio de ella se mandan buenos deseos al receptor. Algunas de las fórmulas más empleadas en cartas informales son: «Un beso», «Un abrazo», «Con cariño», «Hasta pronto» o «Un saludo», entre otras.

Otros elementos

Además de estas partes básicas, tras la despedida pueden aparecer otros elementos como la firma del expedidor o incluso una posdata que recoja alguna información relevante que se haya olvidado durante la redacción del texto principal.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta informal

Partes de una carta formal

Las cartas formales, a diferencia de las informales, emplean una estructura específica y diferenciada que deben aplicarse para sostener un orden lógico en la redacción del texto, lo como va a facilitar la lectura del receptor. Además, se aconseja realizar un planteamiento o boceto precedente que te asista a plasmar la información y los datos que quieres presentar en un orden claro. Recuerda que la carta formal precisa una mayor calidad en la escritura, como proseguirse unas reglas de corrección y ortografía recomendables y basarse en el orden, la sencillez, la claridad y, sobre todo, la cortesía.

Membrete

El membrete es una parte diferencial de la carta formal de carácter privado. Sirve para incluir los datos del expedidor primeramente, de tal modo que el receptor sepa de antemano quién escribe. Estos datos deben situarse en la parte superior izquierda y deben incluir, al menos, el nombre de empresa o persona, la dirección, el teléfono y el correo.

Destinatario

En muchas ocasiones, sobre todo en el campo empresarial, es esencial añadir los datos del receptor para que la carta llegue a la persona recomendable. Para ello se aconseja proseguirse el estilo francés, en el como se pondrá el nombre de la persona a la que se dirige la carta, su cargo y también incluso la compañía seguida de la dirección a la que se dirige dicha carta.

Fecha

Debe situarse en la parte superior de la carta, al lado derecho, justo por bajo el receptor. La fórmula frecuente es empezar con el nombre de la ciudad o población desde la que se escribe la carta, seguida del día, el mes y el año.

Encabezamiento

Para aplicar cortesía, respeto y un tratamiento recomendable, es esencial que aparezca el encabezamiento en la carta, esto es, la parte con la que se dará inicio al texto. Los más frecuentes son emplear «Estimado o Estimada», «Distinguido Señor…» o «Excelentísimo», que puede abreviarse «Excmo». Cualquier rango de tratamiento puede incluir diferentes fórmulas protocolarias de cortesía, pero la regla principal es ser respetuoso, educado y cordial en el momento de dirigirte al receptor.

Introducción

Mediante la introducción pondrás en contexto al receptor y le predispondrás a percibir la información de forma agradable y suave, de manera especial si se trata de noticias negativas. Por otro lado, la introducción te servirá para establecer un vínculo con la persona a la que escribes por primera vez. Para ello puedes emplear fórmulas como «No tengo el gusto de conocerle en persona, pero le escribo para…». En caso de que exista ya cierta cordialidad entre transmisor y receptor, puede excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del texto.

Cuerpo del mensaje

En esta parte central del texto debe aparecer el tema central de la carta, así sea una petición, una información, un agradecimiento, etc. La parte del cuerpo es la más extensa de la carta y es en ella donde deben aparecer todos los datos relevantes. Se aconseja terminar el texto con un resumen global de la carta, antes de realizar el cierre o despedida.

Despedida o cierre

Se trata de la fórmula en la que el transmisor, empleando una mayor cortesía, manifiesta los buenos deseos al lector de forma cordial. Generalmente el cierre se redacta en tercera persona, empleando expresiones como «Le saluda atentamente», «Se despide», «Un cordial saludo» o simplemente un «Atentamente». Como siempre y en todo momento, en este género de apartados se aconseja brevedad en la expresión.

Firma

En la parte final de la carta debemos incluir tanto el nombre como la rubrica o firma del transmisor. Además, si la carta es de campo laboral, profesional, académico, institucional o administrativo, también puede incluirse el cargo de la persona que emite la carta. La firma irá antecedida de la abreviatura «Fdo.» (firmado) y dos puntos.

Si quieres información con más detalles sobre Cómo escribir una carta formal, no dejes de visitar este otro artículo de Sabioz.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta formal

Partes de una carta comercial

Las cartas comerciales siguen una estructura específica en función de las necesidades y la función de esa carta en específico. El lenguaje de este género de cartas es formal, en tanto que se trata de cartas que corresponden al campo empresarial o laboral:

Membrete

Es un básico de las cartas comerciales, pues se trata del encabezamiento por medio de el como se dará al receptor toda la información sobre la persona, empresa o compañía a la que está destinada la carta. Siempre se pondrá en la parte superior.

Parte principal

Como en cualquier carta formal, la parte principal se distingue en distintos apartados que deben reflejar:

  • Localidad y data
  • Destinatario
  • Encabezado
  • Cuerpo de texto
  • Despedida y firma

Anexos

Después de la carta comercial se pueden añadir anexos o partes secundarias, esto es, cualquier documento de interés que hayan sido anteriormente citados en el cuerpo del texto.

Si no tienes claro Cómo escribir el encabezado de una carta comercial, en este otro artículo te ofrecemos más información.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta comercial

Partes de una carta en inglés

Para escribir una carta formal en inglés debes tener en cuenta las partes en las que se divide esta y recurrir a las fórmulas frecuentes. Las reglas y pautas son básicas y la mayoría de los documentos dirigidos al extranjero, así sean empresas, universidades o bien otras instituciones, deben proseguirse un lenguaje formal también en inglés.

Membrete

En él deben ponerse nuestros datos o los del expedidor (nombre, teléfono, correo, etc.) El membrete del transmisor debe ir en la parte superior derecha, mientras que que los del receptor van a deber ponerse a la izquierda. En inglés, la ciudad se escribe en mayúsculas siempre y en todo momento y cuando no haya una zona superior o de mayor relevancia, pues en un caso así la zona iría en mayúsculas y la ciudad en minúsculas. Debajo de la ciudad, debe aparecer el apartado de correos.

Fecha

Bajo el membrete debe aparecer la data apropiadamente escrita. La fórmula recomendable es: primero el mes, después el día y finalmente el año. Otra regla es que los días deben escribirse en número ordinal, por lo tanto no será día 1 sino el primer día. Ejemplo: November 6th, 2019.

Destinatario

Debajo de la data pero en la parte izquierda, debe aparecer el nombre de la persona o empresa a la que se dirige la carta. Esta información se pon en bloque, igual que el membrete.

Encabezamiento

Como sucede en de españa, se trata de una oración corta de cortesía con el tratamiento recomendable al receptor. Las fórmulas más frecuentes son Sir o Madam, también Mr. O Mrs. En caso de que sean personas casadas o Ms. y Miss en el caso de los solteros, más el apellido. También se puede incluir un «Dear Sir» o «Dear Madam».

Introducción

Mediante la introducción contextualizarás el motivo del envío de la presente. Puedes escribir expresiones frecuentes en inglés, pero no olvides emplear el presente progresivo y evitar las abreviaciones. Una buena introducción sería «I am writing to enquire about…» (le escribo para informarme/pesquisar) «With reference to you letter of…» (referente a su escrito o a su carta de…) o bien «I am pleased to inform you» (Me agrada comunicarle/s).

Cuerpo del mensaje

Se trata del texto en sí, del mensaje propiamente dicho. El cuerpo del mensaje, igual que sucede en de españa, debe proseguirse unas reglas estructurales básicas. Debe ser claro, recomendable gramaticalmente, fácil y cortés.

Despedida

Siguiendo la tónica de las cartas generalmente, debemos cerrar la carta con nuestros mejores deseos para el receptor. Puedes emplear ciertas oraciones como «Thank you for you help» (Gracias por su ayuda) «I look forward to hearing from you» (Quedo a la espera de sus noticias) o las fórmulas cordiales empleadas entre empresas y clientes «Regards», «Kind regards» o «Best regards».

Firma

Por último, igual que sucede en las cartas formales en de españa, no olvides incluir tu nombre y la firma o rúbrica tras cerrar la carta. Puedes ponerla en la parte inferior, tanto a la izquierda como en el centro.

Puede que también te interese aprender Cómo escribir un correo en inglés, en tanto que los dos procesos son muy similares.

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